Die E-Rechnungspflicht für Unternehmen in Deutschland

Die Umstellung von Papier- auf strukturierte elektronische Rechnungen betrifft Unternehmen mit Sitz in Deutschland und deren inländischen Geschäftsverkehr im B2B-Bereich. Sie ist bis zu ihrer Vollendung im Jahr 2028 in folgende Etappen unterteilt:

  • Seit dem 01.01.2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können.
  • Ab dem 01.01.2027 gilt die Ausstellungspflicht für alle Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro.
  • Ab dem 01.01.2028 müssen auch alle anderen Unternehmen im B2B-Geschäft strukturierte E-Rechnungen ausstellen können.

 

Ausgenommen bleiben Kleinunternehmer, die E-Rechnungen aber empfangen können müssen, Kleinstbeträge bis 250 Euro, Vereine und öffentl. Verwaltungen, die nicht unternehmerisch tätig sind und Rechnungen an Privatpersonen.

Format der E-Rechnung

Eine normale PDF-Datei reicht ab dem 01.01.2027 nicht mehr aus, da sie nicht der Europäischen Norm EN 16931 entspricht und Daten in fest definierten, maschinell verarbeitbaren Feldern enthält. Während Verwaltungen die XRechnung in einem XML-Format nutzen, arbeiten wir mit ZUGFeRD, das als hybrides Format eine lesbare PDF-Datei mit einer eingebetteten, maschinenlesbaren XML-Datei kombiniert.

Ihre Angaben für unsere E-Rechnung

Damit wir unsere E-Rechnungen korrekt ausstellen können, benötigen wir folgende Angaben von unseren Geschäftspartnern:

  • Status Ihrer E-Rechnungspflicht: Sind Sie ab dem 01.01.2027 gesetzlich zur E-Rechnung verpflichtet?
  • Ihr Rechnungs-Postfach: Ihre E-Mail-Adresse für den Empfang von unseren E-Rechnungen.
  • Ihre Firmenbezeichnung & Ihre USt-IdNr.: Ihre Firmierung sowie Ihre konkrete DE-Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.

Wichtige Hinweise

  • Automatische Abweisung ab dem 01.01.2027: Ab diesem Datum können wir keine Papier- oder PDF-Rechnungen mehr annehmen, wenn Sie zur Umstellung auf die E-Rechnung verpflichtet sind. 
  • Vorab-Prüfung der E-Rechnung: Wir empfehlen Ihnen, die nach dem Standard „ZUGFeRD“ erzeugten E-Rechnungsdateien vor dem Versand an uns auf Formatfehler zu prüfen.

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